Import IČPV
slúži na naplnenie poľa IČPV v kmeňovom súbore pracovníkov pre jednotlivé osobné čísla pomocou csv súboru.
Csv súbor získate vyexportovaním údajov z registra poistencov na stránke Sociálnej poisťovne.
Csv súbor obsahuje riadky s nasledovnými údajmi, ktoré sú oddelené oddeľovačom bodkočiarka:
- rodné číslo
- typ roly
- dátum začiatku
- dátum ukončenia
- IČPV
Kľúčové údaje riadku csv súboru sú rodné číslo, typ roly, dátum začiatku, dátum ukončenia.
Pravidlo pre prenos IČPV z csv súboru do kmeňového súboru pracovníkov
Aby sa IČPV z csv súboru danému pracovníkovi s osobným číslom v kmeňovom súbore pracovníkov naplnilo, musia sa kľúčové údaje v prečítanom riadku csv súboru zhodovať s analogickými kľúčovými údajmi v kmeňovom súbore pracovníkov.
Kľúčové údaje v prípade kmeňového súboru pracovníkov sú:
- rodné číslo
- reťazcový údaj typ FO/zamestnanca, ktorý je zobrazený vedľa číselného kódu typu FO/zamestnanca
- dátum nástupu
- dátum výstupu
Zároveň dané osobné číslo nesmie mať v kmeňovom súbore pracovníkov vyplnené IČPV (tj. IČPV musí byť prázdne).
Systém spracovania údajov z csv súboru
Systém spracovania csv súboru pre naplnenia IČPV do kmeňového súboru pracovníkov je nasledovný:
- prečíta sa riadok z csv súbor
- v kmeňovom súbore pracovníkov sa vyhľadá osobné číslo, ktoré sa zhoduje v kľúčových údajoch prečítaného riadku csv súboru. Teda prečítané kľúčové údaje z riadku csv súboru sa musia zhodovať s kľúčovými údajmi daného osobného čísla v kmeňovom súbore pracovníkov (vyššie je uvedený zoznam kľúčových údajov v kmeňovom súbore pracovníkov a v csv súbore)
- ak sa v bode 2 také osobné číslo nájde a nemá vyplnené IČPV, program zapíše IČPV z prečítaného riadku csv súboru do poľa IČPV v kmeňovom súbore pracovníkov. Zároveň vypíše v zostave informáciu o priradení IČPV
- ak sa v bode 2 také osobné číslo nenájde, vypíše sa stav ako problematický a v zostave sa popíše, v čom je problém
- po skončení spracovanie sa na záver v kmeňovom súbore pracovníkov vykoná kontrola, či majú všetky osobné čísla, ktoré nie sú stopnuté, vyplnené IČPV. Tí pracovníci (nestopnutí), ktorí nemajú vyplnené IČPV, budú v zostave vypísaní.
Upozornenie:
IČPV sa do kmeňového súboru pracovníkov prenáša z csv súboru pri zhode v kľúčových údajoch pre dané osobné číslo len vtedy, ak IČPV nie je v kmeňovom súbore pre dané osobné číslo vyplnené!
Popis zostavy zobrazenej po spracovaní csv súboru
Zostava, ktorá sa zobrazí po spracovaní csv súboru, je rozdelená na 2 časti:
- v ľavej časti sa nachádza popis spracovaného riadku csv súboru, je to opis riadku z csv súboru
- v pravej časti sa nachádza informácia o osobnom čísle z kmeňového súboru, ktoré súvisí alebo by malo súvisieť s riadkom v ľavej časti a popis výsledku spracovania
Upozornenie:
Pracovníci, ktorí majú už pred importom priradené IČPV a kľúčové údaje sú zhodné s prečítaným riadkom importovaného csv súboru, nie sú v zostave uvedení. V zostave sú uvedené len priradenia IČPV a nezhody v kľúčových údajoch kmeňového súboru oproti csv súboru!
Zoznam a vysvetlenie výsledkov pri spracovaní csv súboru, ktoré sú vypísané v zostave:
123456 Priradené IČPV 001234567891
K osobnému číslu 123456 bolo priradené IČPV 001234567891. Osobné číslo 123456 sa zhoduje v kľúčových údajoch s prečítaným riadkom csv súboru. Údaje prečítaného riadku sú popísané naľavo od osobného čísla
123456 IČPV už bolo priradené, ale nezhoduje sa v …
Osobné číslo 123456 už má v kmeňovom súbore pracovníkov vyplnené IČPV, ktoré je rovnaké ako IČPV uvedené v riadku csv súboru. V kmeňovom súbore sú však rozdielne kľúčové údaje. Program vypíše, ktoré kľúčové údaje v kmeňovom súbore pracovníkov sú rozdielne oproti kľúčovým údajom v riadku csv súboru.
Príčina problému:
- existencia rozdielov v kľúčových údajoch z dôvodu rozdielnosti spôsobu práce v softvéroch Sociálnej poisťovne a Aurusu (ide hlavne o kľúče dátum začiatku a dátum ukončenia)
- oneskorená evidencia zmien v kmeňovom súbore pracovníkov zo strany užívateľa
- zmeny týkajúce sa dohodárov uplatňujúcich si výnimky, pri ktorých dochádza k prekročeniu sumy 200 Eur (ide hlavne o kľúče dátum začiatku a dátum ukončenia)
Riešenie problému:
IČPV bolo v minulosti priradené napriek nezhode kľúčových údajov ručne užívateľom. Preto zvyčajne nie je potrebná žiadna oprava. Stačí, keď vizuálne skontrolujete zoznam s daným popisom problému (tj. s popisom IČPV už bolo priradené, ale nezhoduje sa v ….) a skontrolujete, či nastali nejaké zmeny oproti minulému importu. V prípade nejasnosti kontaktujte svojho školiteľa!
Nepriradené IČPV, neznáme rodné číslo
Rodné číslo, ktoré je uvedené v prečítanom riadku csv súboru, program nenašiel v kmeňovom súbore pracovníkov.
Príčina problému:
v Sociálnej poisťovni sa v registri poistencov nachádza pracovník s rodným číslom, ktoré sa nenachádza v kmeňovom súbore pracovníkov.
Riešenie problému:
postupujte jedným z nasledovných spôsobov:
- zadajte pracovníka s daným rodným číslom do kmeňového súboru pracovníkov
- skontrolujte pracovníkov s daným typom roly, dátumom nástupu, dátumom výstupu v kmeňovom súbore pracovníkov. Ak sa medzi nimi nachádza pracovník s chybným rodným číslom, prepíšte ho na rodné číslo, ktoré je uvedené v csv súbore a je vypísané v zostave vľavo ako prvý stĺpec. Po vykonaní opravy v kmeňovom súbore pracovníkov znovu spustite Import IČPV alebo priamo v kmeňovom súbore pracovníkov vyplňte danému pracovníkovi IČPV, ktoré je uvedené v zostave vľavo vedľa osobného čísla pracovníka.
123456 Nepriradené IČPV, stopnutý pracovník
Pre rodné číslo, ktoré je uvedené v prečítanom riadku csv súboru, program nenašiel v kmeňovom súbore pracovníkov osobné číslo so zhodnými kľúčmi. Program však našiel osobné číslo 123456 s rodným číslom z daného riadku csv súboru, no je stopnuté. Program vypíše túto informáciu.
Príčina problému:
V Sociálnej poisťovni sa v registri poistencov nachádza pracovník s rodným číslom, ktoré sa nachádza v kmeňovom súbore pracovníkov, no je stopnuté.
Riešenie problému:
Zistite, či vám v kmeňovom súbore pracovníkov nechýba zamestnanec s daným rodným číslom, typom roly, dátumom nástupu a dátumom výstupu uvedenými v csv súbore. Ak chýba, tak ho zadajte do kmeňového súboru pracovníkov.
Ak nechýba, tak kontaktujte Sociálnu poisťovňu kvôli registru poistencov a vykonzultujte si danú nezrovnalosť. Ak osobné číslo dopĺňate do KS pracovníkov, tak po doplnení následne znovu spustite import IČPV alebo priamo v kmeňovom súbore pracovníkov vyplňte danému pracovníkovi IČPV, ktoré je uvedené v zostave vľavo vedľa osobného čísla pracovníka.
123456 Nepriradené IČPV, lebo sa nezhoduje v ….
Pre rodné číslo z prečítaného riadku csv súboru program nenašiel v kmeňovom súbore pracovníkov osobné číslo so zhodnými kľúčmi. Program však našiel v kmeňovom súbore pracovníkov osobné číslo 123456 s rodným číslom z prečítaného riadku csv súboru, ktoré je nestopnuté, má nevyplnené IČPV a líši sa v niektorom z kľúčov. Program vypíše, v ktorých kľúčoch sa osobné číslo z kmeňového súboru pracovníkov líši oproti kľúčom v riadku csv súboru.
Príčina problému:
- existencia rozdielov v kľúčových údajoch z dôvodu rozdielnosti spôsobu práce v softvéroch Sociálnej poisťovne a Aurusu
- oneskorená evidencia zmien v kmeňovom súbore pracovníkov zo strany užívateľa
Riešenie problému:
Nastavte sa v kmeňovom súbore pracovníkov na dané osobné číslo. Zistite, aké má byť jeho IČPV napriek rozdielnosti kľúčových údajov (kontaktujte v prípade problémov svojho školiteľa). Zistené IČPV zadajte do kmeňového súboru pracovníkov.
Príklad:
V csv súbore je pracovník, ktorý sa nachádza v kmeňovom súbore pracovníkov a je zadaný len jedenkrát. V csv súbore má dátum začiatku 1.4.2000. V kmeňovom súbore má dátum začiatku 1.9.1995. V tomto prípade odporúčame ignorovať rozdiel v kľúči „dátum začiatku“ a pre dané rodné číslo ručne doplniť príslušné IČPV z csv súboru, ktoré je vypísané v zostave vľavo vedľa osobného čísla.
Záverečné poznámky k importu IČPV všeobecne
- Sociálna poisťovňa odporúča pred posielaním Mesačného výkazu a Výkazu poistného a príspevkov vyexportovať údaje o IČPV z registra poistencov na jej stránke do csv súboru a importovať ich do užívateľovho softvéru (Ekopacket alebo Ekonomika). Týmto by sa malo zabrániť chybným alebo nevyplneným IČPV v následne vytvorenom Mesačnom výkaze a Výkaze poistného a príspevkov
- keď prvýkrát importujete csv súbor s IČPV, tak sa nové IČPV nielen importujú, ale zároveň sa aj vypíšu informácie o importovaných IČPV a o problematických osobných číslach z hľadiska importu IČPV. Ak po prvom spustení importu spustíte import toho istého súboru viackrát za sebou, tak to vadiť nebude, lebo v tom prípade sa nebudú importovať IČPV (už sa importovali pri prvom spustení), len sa v zostave vypíšu problematické osobné čísla vzhľadom k IČPV. Takže import IČPV môže slúžiť nielen ako import (pri prvom spustení), ale aj ako kontrolná zostava problémových osobných čísel vzhľadom k IČPV (pri viacnásobnom spustení importu toho istého csv súboru)
- predplnený názov pre importovaný súbor icpv.csv. V prípade potreby zmeniť názov csv súboru, pokiaľ budete mať problém, obráťte sa na svojho školiteľa.
